FAQ

Wer hat das Programm entwickelt?
VoteEasy ist ein Programm zur Durchführung von Abstimmungen in virtuellen Versammlungen und Meetings. Es wurde in Zusammenarbeit von Rechtsanwalt für Vereinsrecht und Fachanwalt für IT-Recht Sven Kohlmeier zusammen mit einem professionellen und erfahrenem Java-Entwickler entwickelt. Daher ist das Tool einfach zu nutzen, professionell programmiert und entspricht den juristischen Abläufen einer Präsenz-Abstimmung.

Für wen ist VoteEasy geeignet ?
Das Programm VoteEasy ist für hunderte von Abstimmungen einsetzbar, hier einige Beispiele:
Verein – Vorstandssitzung, Gremiensitzung, Mitgliederversammlung, Delegiertenversammlung, Beiratsversammlung;
Partei – Ortsgruppensitzung, Vorstandssitzung, Ortsverbandssitzung, Landesvorstandssitzung, Abteilungsversammlung;
Bürgerversammlung – partizipative Bürgerumfrage, Ortsteilumfrage, Quartiesmanagement
Schule – Elternversammlung, Lehrerversammlung, Bezirkselternausschuss, Umfrage unter Schülern
Sonstiges – Urlaubsabstimmung, Restaurantauswahl, Geschenkeabstimmung und vieles mehr

Wie kompliziert ist die Programmnutzung für Versammlungsleiter und Teilnehmer?
Wir wollten ein einfach verständliches Programm entwickeln, was uns auch gelungen ist. Es gibt eine übersichtliche Startseite. Der Administrator und Versammlungsleiter kann Meetings/Versammlungen anlegen, Beschlussvorschläge für Abstimmungen erstellen, Abstimmungen starten, verwaltet und versendet die Teilnehmer-Zugangscode und hat diverse Administrationsmöglichkeiten. Teilnehmer melden sich mit dem Teilnehmer-Zugangscode an und generieren ein persönliches Passwort (siehe FAQ zu Datenschutz der Teilnehmerdaten). Anschließend meldet sich der Teilnehmer im Programm an und kann abstimmen. Das Programm lässt sich sowohl auf einem PC, wie auch einem Tablett oder Handy über einen Browser bedienen – es muss also nichts installiert werden. Schau dir einfach unser Video auf der Startseite an.

Wie wird das Programm aufgerufen?
Die Anmeldung im Programm erfolgt über https://login.einfach-abstimmen.de .
Teilnehmer registrieren sich zunächst mit dem Registrierschlüssel und vergeben ein privates Passwort: https://register.einfach-abstimmen.de .
Für die Programmausführung nutzen wir die Cloud-Plattform heroku.com. Die Daten sind in Europa gespeichert.

Werden Vereins- und Verbandsabstimmungen vom Vereinsregister akzeptiert?
Wir haben bereits für mehrere Verbände, Vereine und Parteien die Abstimmung durchgeführt, darunter auch geheime Wahlen für Vorstände mit dem Abstimmungstool VoteEasy. Die angemeldeten Vorstandswahlen wurden antragsgemäß vom Vereinsregister Charlottenburg eingetragen.

Wie lange können Abstimmungen laufen oder sind diese zeitlich befristet?
Der Administator/Versammlungsleiter kann eine Abstimmung starten und stoppen – die aktive Abstimmungsdauer liegt damit beim Versammlungsleiter. Eine Abstimmung kann nur wenige Minuten laufen (z.B. während einer laufenden Versammlung) oder auch über mehrere Tage oder Wochen (z.B. bei einer Bürgerumfrage oder im Umlaufverfahren). Der Administrator kann sich dabei jeweils ein- und ausloggen, um den Abstimmungsstand zu sehen. Die Teilnehmer können sich jederzeit einloggen, an einer Abstimmung kann der Teilnehmer nur teilnehmen, wenn diese aktiv läuft.

Wie lange werden Abstimmungen im System gespeichert?
Die Speicherdauer hängt von dem Modell aus. Bei dem Demo-Modell wird der Account und damit die Abstimmungsdaten nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Bei dem Easy-Modell sind deine Daten während der Laufzeit des Vertrages jederzeit einsehbar und kontrollierbar – für den Administrator/Versammlungsleiter und die Teilnehmer. Dies ist wichtig zur Kontrolle von Abstimmungen bei Anfragen von Mitgliedern, bei Anfechtung oder gerichtlicher Überprüfung von Wahlen. Durch die Speicherung lässt sich in einem gerichtlichen Verfahren (ggf. durch einen Sachverständigen) feststellen, dass die Abstimmungsergebnisse nicht verändert oder manupuliert wurden. Längstens solltest du also deinen Vertrag so lange behalten, wie etwaige Anfechtungsfristen (z.B. auf Grund von Satzung oder Gesetzesregelung) bestehen.

Geheime Abstimmung online?
VoteEasy ermöglicht eine offene (namentliche) und eine geheime Abstimmung. Bei der offenen/namentlich Abstimmung sieht man auf dem Abstimmungsergebnis, wer wie abgestimmt hat. Das ist die Regelabstimmung. Es gibt aber auch eine geheime Abstimmung, bei der man auf dem Abstimmungsergebnis auch nicht sieht, wer wie abgestimmt hat. Rein technisch werden Daten produziert, wir geben diese Daten nicht heraus, wenn wir dazu nicht gesetzlich oder durch Urteil gezwungen würden und löschen diese Daten sofort nach der Abstimmung. Für die Kandidatenaufstellung bei Wahlen (z.B. Bundestag, Landtage) kann unser Tool genutzt werden, wenn anschließend noch eine geheime Schlussabstimmung mit Wahlzetteln erfolgt. Für Beschlüsse, die geheim abgestimmt werden sollen (z.B. in Vereinen) können wir unser Tool empfehlen.

Warum gibt es keine gleichzeitige Videoübertragung?
Abstimmungssysteme mit Ton- und Videoübertragung sind erheblich aufwendig und dementsprechend auch teuer. Unser Produkt ist für Vereine, Verbände, Schulen, Eltern, Parteien und alle, die eine einfache und rechtssichere Abstimmung ohne Präsenz durchführen wollen. Daher sind unsere Preise deutlich günstiger als bei All-In-One-Lösungen. Du kannst aber eine Videokonferenz durchführen und während oder nach der Versammlung die Abstimmungen vornehmen – indem die Teilnehmer einfach VoteEasy im Browser aufrufen und sich einloggen. Videokonferenz und Abstimmung können auch parallel in mehreren Browsers-Tabs erfolgen.

Muss der Vorsitzende/Versammlungsleiter auch Administrator sein?
Der Vorsitzende oder Versammlungsleiter eröffnet die Versammlung, führt durch die Versammlung, ruft Abstimmungen auf und stellt die Abstimmungsergebnisse fest. Es wird genug Beispiele geben, wo der Vorsitzende/Versammlungsleiter zugleich das Programm VoteEasy bedient, weil es einfach und intuitiv ist. Die Administration von Abstimmungen (z.B. Abstimmung starten und stoppen) kann auch durch ein Nicht-Mitglied oder eine externe Person wie ein Rechtsanwalt oder Notar erfolgen. In unserem Programm kann der Vorsitzende/ Versammlungsleiter anklicken, ob er an Abstimmungen teilnehmen darf oder nicht. Denn Nichtberechtigte dürfen keinesfalls an Abstimmungen teilnehmen. Durch IFVY ist sichergestellt, dass externe Administratoren keinesfalls an der Abstimmung teilnehmen.

Welche Cookies und Tracking-Daten werden gespeichert?
Wir setzen auf unserer Seite keine Werbecookies oder Werbe-Tracking-Maßnahmen ein. Wir nutzen keine Analysemaßnahmen und keine Tools, um zu schauen, was du auf unserer Webseite machst. Schau dich einfach um. Wir kontrollieren auch nicht, welche Meetings- oder Abstimmungen du vornimmst. Wenn du unsere Dienst kündigst, werden die Daten unwiderruflich gelöscht. Wir nutzen einen Login-Cookie, damit das Programm lauffähig ist, damit wir die Anmeldung bei VoteEasy prüfen können (siehe Datenschutzerklärung).

Wie haltet ihr es mit dem Datenschutz der Teilnehmerdaten?
Der Adminstrator/Versammlungsleiter:in erstellt für die Teilnehmer:innen personenbezogene Registrierschlüssel, die er/sie dann z.B. per Brief oder Email an die Teilnehmer versendet. Der Teilnehmer vergibt sein persönliches Passwort. In unserem Tool werden keinerlei Email-Adressen von Teilnehmern eingegeben oder gespeichert. Wir wollen die Email-Adressen der Teilnehmer auch nicht wissen. Da wir keine Email-Adressen kennen, ist auch keine Passwortwiederherstellung möglich. Vergisst ein Teilnehmer sein Passwort, muss ein neuer Registrierschlüssel bereitgestellt werden. Einzig zur Vertragsabwicklung nutzen wir die Daten des Administrators, die dieser uns für den Vertragsabschluss angeben muss. Für die Programmausführung nutzen wir die Cloud-Plattform heroku.com. Die Daten werden ausschließlich in Europa gespeichert.

Warum soll ich ein Abo-Modell abschließen?
Du hast damit deine Kosten im Blick und kannst jederzeit spontan oder regelmäßig Abstimmungen vornehmen, z.B. für wöchentliche Vorstandssitzungen. Du kannst rechtssichere Abstimmung vornehmen, deine Abstimmungsdaten bleiben gespeichert (z.B. für Protokolle, Nachweise). Mit dem Demo-Modell kannst du eine Sofort-Abstimmung vornehmen, nach 24 Stunden wird dein Account gelöscht, es gibt keinen Nachweis mehr über das Abstimmungsergebnis. Mit unserem Easy-Modell kannst Meettings mit unendlichen vielen Abstimmungen vornehmen, außerdem werden deine Abstimmungen für einen späteren Nachweis gespeichert (z.B. bei Nachfragen von Mitgliedern oder gerichtlichen Klärungen). Wir pflegen und entwickeln das Programm ständig weiter. Wir finden es fair, dass dies Geld kostet – jede Präsenz-Sitzung mit einer Tagungsmiete ist teurer.

Gibt es ein Handbuch?
Ein Handbuch ist nicht notwendig, da das Programm selbsterklärend ist. Aber wer einmal reinschauen will, hier findet ihr ein Handbuch (Handbuch als PDF). Vertragspartner erhalten das Recht, die Handbücher sowie unser Logo mit Einladungen an die Teilnehmer versenden.